В функционирующих компаниях ведется кадровый учет, делаются отчеты для ФНС, других служб. Для всех документов должно обеспечиваться правильное хранение. При этом в законодательстве прописываются рекомендации по срокам. При соблюдении установленных правил предприятие не столкнется с проблемами при проводимых проверках.

Самыми первыми деловыми бумагами у компании становятся учредительные документы, идентичные по важности паспорту. Они могут потребоваться в любой момент. Надлежащее их хранение избавит собственника от проблем. Регистрация юр. лица регламентируется статьей 52 ГК. При этом необходимы учредительные документы.

Хранение правоустанавливающей, налоговой, финансовой документации должно осуществляться по строгим правилам. Важное место занимают первичные документы бумаги, поступающие от контрагентов, деловых партнеров. На базе подобных документов совершаются бухгалтерские операции, делаются отчеты, формируется база налогообложения. Счета-фактуры, договора и т.д. становятся причиной значимым действий.

В уставе каждого предприятия должен иметься пункт об условиях, в которых следует хранить документацию. Также в качестве дополнения составляется нормативный акт, определяющий ответственное лицо за правильное хранение бумаг.

В законодательстве четко прописаны требования к архивному делу, которые должны соблюдаться. Сроки хранения отчетности не могут быть менее пяти лет.

Бумаги по кадрам подлежат хранению в особых условиях. Это обосновывается необходимостью сохранности персональных данных, носители которых должны оставаться невредимыми. Ответственность возлагается на инспектора по кадрам. В небольших компаниях такой должности обычно нет. Поэтому ответственными являются руководитель или бухгалтер.

К носителям кадровой информации относятся:

• учетные карточки;
• трудовые книжки сотрудников;
• различные приказы;
• заявления.

Чтобы обеспечить место для хранения бумаг необходим архив, которым считается отдельное помещение. В законодательстве даются рекомендации по обустройству этих комнат, которые желательны для исполнения. Для хранения особо важных документов обязательно должны использоваться сейфы.

Для многих видов деловой документации могут применяться шкафы, расположенные в кабинете глав. буха. После проверки отчетов в ФНС документы переводятся в архив.

Статья предоставлена сайтом reisswolf.ru