Именно они отвечают за развитие, продвижение, повышение рентабельности. Современные программные комплексы уникальны, предлагают пользователям и сотрудникам широкий спектр функций, возможностей. Help Desk системы для организации позволяют произвести грамотную оптимизацию рабочего процесса, корректировку штаба сотрудников. При этом происходит значительное повышение производительности труда, повышается репутация компании. Эти и другие особенности программы, внедрения разберем подробно в данной статье.

С какой целью внедряется система Help Desk?

Программный комплекс представляет собой систему приема, обработки и систематизации входящих сообщений от пользователей. Являясь своеобразной точкой взаимодействия между клиентами и разработчиками, программа обеспечивает быстрое решение проблем, касающихся продукции, качества обслуживания. При этом удается достичь ряда преимуществ для сотрудников, компании, клиентов:

• происходит повышение уровня качества обслуживания, сервиса. Обратная связь, обеспеченная системой отзывов, выставления оценок позволяет оптимизировать процесс, учитывая пожелания клиентов.
• грамотное распределение времени диспетчеров позволяет рассматривать входящие заявки последовательно, вследствие чего происходит разгрузка, ускоряется процесс обработки;
• за счет улучшения сервисов происходит рост клиентской базы, рентабельности, репутации компании на рынке.

Использование новых технологий выводит организацию на новый уровень, улучшает ее структуру, повышает чистую прибыль. Введение современных разработок должно быть своевременным и постепенным. Следует учитывать имеющуюся клиентскую базу, штаб сотрудников и перспективы развития фирмы. На каждой стадии роста специалисты должны работать стабильно, без сбоев, завалов.

Как происходит внедрение автоматизированных систем?

Процесс автоматизации должен быть постепенным. Это обусловлено прежде всего человечески фактором, сотрудники должны привыкнуть к нововведениям, иначе возможны технические сбои, неполадки. При этом рекомендуется следовать следующему алгоритму:

1. Перед приобретением лицензионной версии тщательно взвесить все плюсы и минусы. Внедрение требует материальных вложений, создания хорошей технической базы, приобретения современной компьютерной техники. Компаниям на ранних этапах развития будет тяжело это осуществить.
2. Следует понимать, что необходимость внедрения наступает с ростом численности клиентской базы. На начальных стадиях простых компьютерных программ будет достаточно.
3. Специалисты IT отдела должны разработать структуру программы самостоятельно, определить, внедрение каких функций необходимо на данном этапе. Help Desk позволяет включать возможности постепенно, подстраивается под желания заказчиков. Это облегчит процесс адаптации сотрудников.
4. Провести обучение персонала, стажировку. Интерфейс программного обеспечения довольно сложный, освоить его самостоятельно довольно трудно, потребуется большое количество времени.

О необходимости внедрения новых технологий в структуру службы поддержки говорят резкое ухудшение качества обслуживания, появление негативных отзывов, снижение производительности. Своевременное обустройство отделов связи информационными новинками способно предотвратить это, сохранить и привлечь новых клиентов, расширить компанию.