Если раньше, не более 30 лет назад, бухгалтеры считали на костяных счётах и портативных калькуляторах, то сейчас компьютеры, планшеты, специализированные программы (1-С) делают всю ручную работу за секунды и притом не допуская математических ошибок. Электронная техника с программами и специализированными приложениями плотно вошла в нашу повседневную жизнь и пример про работу бухгалтера, лишь одинокое и, пусть не яркое, тому подтверждение.

Но сколько плюсов несёт в себе электронизация документооборота, будь то служебная переписка, хранение базы данных и личных дел работников, бухгалтерские расчёты и отчётность и т.п.
Экономия времени и трудозатрат с использованием электронного документооборота, просто ошеломляющие. В ближайшем будущем электронные базы данных, находящиеся на серверах, поспособствуют сокращению и уходу в небытие таких профессий, как бухгалтер, аудитор, архивариус, кадровик, секретарь и т.п. Управлять и считать, подавать отчёты и вести шаблонную переписку можно будет лишь нажатием пары кнопок на электронном гаджете, скромно примостившемся в уголке вашего рабочего стола.

Если вспомнить известного «сыскаря» – Шерлока Холмса, то наверняка можно отметить его дедуктивный метод, основанный на построении логической цепочки умозаключений. Притом она строилась на основании вещественных доказательств: отпечатках, почерках, волосках, передвинутых предметах, временных отрезках и т.п.
Именно такие «вещественные» доказательства теперь хранятся и на компьютерных серверах, куда субъекты любых гражданско-правовых взаимоотношений, заносят своевременно и пошагово свои действия.
И если в народе говорят: «Бумага не краснеет!», то можно по этому поводу возразить и отметить, что она имеет свойство желтеть, размокать, гореть, рваться и тому подобное.

Подделать электронный документооборот не получится, как не получиться изменить его дату, содержание, подпись (квалифицированная и усиленная).
Удобно ли это? Вероятнее всего, да, особенно когда речь идёт о своевременном и правильном оформлении документов, сопровождающим трудовой характер отношений между работодателем и работником. Особенно это становится актуальным, когда между сторонами трудового договора возникают разногласия, переходящие в судебные разбирательства.

Важно, что в суд обращаться желательно с поддержкой юриста по трудовым спорам. Игнорируя услуги профессионального юриста Вы рискуете впустую потратить время и средства из-за незнания правовых нюансов.

Ниже приведены подсказки для каждой из сторон трудового спора (работодателя и работника), которыми он может аргументировать свои доводы в суде:

1. Работодателю нужно заранее подстраховаться в вопросе ведения деловой переписки в своём хозяйственном обществе (ХО). Для этого предусмотреть положение об электронной переписке и включить его в один из пунктов трудового договора с работником. Адреса электронной почты сторон будут подтверждать, как возможность электронного общения, так и его легитимность.

2. Наличие переписки по электронной почте может доказывать о наличии трудовых отношений между ХО и работником. Поэтому работник, при восстановлении своих прав на работе, может этим воспользоваться. Однако, если договорных отношений нет на самом деле, то работодателю необходимо тщательнее выбирать выражения в письменных формулировках, чтобы суд из их содержания не усомнился в отсутствии таковых. Данный пункт применим и к СМС-сообщениям (Постановление Президиума Хабаровского краевого суда от 12.11.2018 N 44Г-179/2018).

3. Надлежаще ознакомить сотрудника с переводом правильно будет на личный адрес электронной почты сотрудника-физического лица, нежели на личный корпоративный адрес электронной почты. В противном случае, он может оспорить перевод в связи с не ознакомлением.

4. Если у ХО есть электронная пропускная система, то это поможет в суде доказать правомерность увольнения нерадивого работника за прогулы. В этой системе чётко фиксируются моменты прихода и ухода на работу. Табелирование с отметками о часах работы («восьмёрками») не пересилят показатели электронной системы и об этом есть судебные решения (Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 15.11.2017 по делу N 33-4401/2017, Апелляционное определение Московского городского суда от 10.10.2018 по делу N 33-44498/2018).

5. Если работник собирается уволиться и извещает работодателя посредством электронной почты, то это ещё не повод его увольнять. Нужно потребовать от него ИМЕННО бумажное заявление, поскольку только по нему трудовые отношения можно завершить (прецедент - судебные решения: Апелляционное определение Верховного суда Республики Коми от 29.03.2018 по делу N 33-1853/2018 и Апелляционное определение Московского городского суда от 06.06.2016 по делу N 33-22057/2016).
А вот если заявитель передумал увольняться, то здесь ситуация противоположная – известить о том, что он передумал, можно и по E-mail.

6. С увольнением тоже не всё так просто. Некоторые областные органы суда (Апелляционное определение Нижегородского областного суда от 04.06.2019 по делу N 33-5728/2019 и Апелляционное определение Свердловского областного суда от 14.02.2018 по делу N 33-1935/2018) считают, что извещение о структурном сокращении, высланное работнику посредством электронной переписки, можно принять, как соответствующее правилам официального документооборота. Высший судебный орган Бурятии (Апелляционное определение от 23.11.2016 по делу N 33-6287/2016), наоборот, данное электронное уведомление не признаёт публичным.

То же самое следует знать при предложениях свободных мест при сокращении сотрудников. Одной корпоративной почты недостаточно – рассылайте предложения о вакансиях на личную почту, а если уж вы используете только корпоративную, то в ней дайте «подсказку», где и какие должности свободны, чтобы соискатели смогли сразу же ринуться бронировать их (Апелляционное определение Московского городского суда от 14.12.2017 по делу N 33-48435/2017). В данном случае правда будет на вашей стороне.

7. С прогульщиками и мерами, к ним применяемыми (увольнениями), будьте начеку. Особое внимание уделите содержанию переписок в мессенджерах. Если из СМС будет следовать о согласовании отгула (с двух сторон), то уведомление (заявление) по СМС может быть принято, как правильно оформленное, а увольнение за прогул оспорено (Апелляционное определение Саратовского областного суда от 28.06.2018 по делу N 33-4712/2018).

8. Чтобы избежать проигрыша в судебной инстанции по трудовому спору, желательно дублировать всю переписку на бумажных носителях и своевременно её оформлять (работнику – потребовать бумажного дубликата, работодателю – попросить собственноручно заверить бумаги).
Далеко не лишним также будет, если перед судебным заседанием, все спорные бумаги вы заверите у нотариуса, это, безусловно, придаст им весомости.

И главное нужно помнить, что почти все электронные документы сейчас должны приниматься к сведению, за исключение тех, на какие существуют специальные нормы и правила.