Командировка имеет отличия от служебной поездки и носит кратковременный характер. Она предполагает выезд работника за пределы той территории, на которой он регулярно находится в рабочее время. Такой отъезд осуществляется по распоряжению работодателя и, как правило, имеет определённый срок для выполнения служебного поручения. Сотрудникам организации, у которых работа имеет разъездной характер, оформление специального выезда не требуется.

Порядок оформления

Чтобы организация имела право отправить работника в командировку, необходимо документально оформить такой выезд. До принятия поправок в законодательство в 2015 году требовалось документальное оформление служебного задания для сотрудника, печать командировочного удостоверения, а также отчёт самого специалиста о проделанной работе. Сейчас же процесс оформления упростился и теперь из всех необходимых для бухгалтерии документов требуется:

• Журнал командировок. В нём фиксируются все краткосрочные и долгосрочные выезды сотрудников, которые выполняют служебные поручения в других географических локациях.
• Приказ о направлении в командировку конкретного работника, согласно которому он имеет право выехать на объект для выполнения своих должностных обязанностей. После ознакомления с приказом выезжающий специалист должен поставить подпись о том, что он проинформирован о предстоящем выезде.

Отъезд работника в выходной или праздничный день

Если отъезд выпадает на выходной день, то потребуется письменное согласие работника о том, что он не возражает осуществить выезд в данное время. От отдела документооборота необходимо будет распечатать приказ о привлечении к работе специалиста в выходной или праздничный (нерабочий) день. Как правило, после этого сотрудник организации имеет право получить авансовый платёж для осуществления выезда по служебному поручению.

Какие действия организации ещё следует предпринять?

1. Внести поправки в журнал учёта работников о том, что конкретный сотрудник отправился в командировку.
2. Бухгалтерии необходимо выдать аванс тому специалисту, который оформляет выезд по служебному поручению. Размер аванса и порядок его выплаты фиксирует руководитель.
3. В журнале учёта рабочего времени требуется внести поправки, корректирующие пребывание сотрудника на рабочем месте.
4. По прибытию из командировки коллега должен предъявить авансовый отчёт, т.е. предоставить все чеки и другие бухгалтерские документы, подтверждающие расходные цели во время отъезда.

Можно ли упростить процесс оформления?

Безусловно! От многой бумажной волокиты поможет избавиться сервис business-trip.online. Его использование снимет множество вопросов не только с бухгалтерского отдела, но и с самого сотрудника. Вот лишь некоторые его преимущества:

• Приобретать билеты можно по тарифам авиа- и жд-компаний без каких-либо доплат. Кроме того, у многих перевозчиков имеются системы лояльности, которые позволят экономить при следующих поездках.
• Сервис в автоматическом режиме контролирует расходы на каждую командировку и осуществляет автоматическую выгрузку отчётов в интегрированную 1С.
• Управлять ходом командировки можно из личного кабинета через персональный компьютер или мобильный телефон.

Отправлять сотрудников исполнять служебные поручения в другой географической локации теперь не проблема. Используйте умный сервис от ППР, чтобы сэкономить деньги и время на организацию всего процесса.